Voordat we te maken kregen met de coronamaatregelen hielp ik wel eens bij de organisatie van evenementjes, bijvoorbeeld kleinschalige rommelmarkten of ladies nights. Ik hoop dat de situatie snel verbetert zodat zulke dingen weer mogelijk worden. Ik deel graag mijn tips voor als het zover is.

_{Dit artikel is geschreven in samenwerking met Flyeralarm}

♥ Zorg voor een locatie die past bij wat je van plan bent. Voor een lentemarkt is een buitenlocatie logisch. Een kerstmarkt kan buiten wel heel gezellig en sfeervol zijn, denk bijvoorbeeld aan vuurkorven, maar het is meestal ook erg koud en een kerstmarkt in een zaaltje kan ook hartstikke sfeervol ingericht worden. Organiseer je iets voor honden dan is het leuk als er ruimte is voor een speelhoekje, en bij een bingo denk ik bijvoorbeeld aan een café of een restaurantje. Voor ieder soort evenement is er een passende locatie. ‘Online’ kan overigens ook een prima locatie zijn, zeker tegenwoordig.

♥ Zorg ervoor dat je iemand hebt die eerste hulp kan verlenen. Een ongeluk zit in een klein hoekje, hoe goed je ook je best doet om dat te voorkomen. Het is natuurlijk niet altijd nodig om een EHBO post in te huren, maar zorg wel dat er tenminste iemand aanwezig is die weet wat er moet gebeuren bij een ongeluk.

♥ Vergeet je evenement niet te promoten. Zet een flyer in elkaar waaruit duidelijk wordt wat je organiseert en verspreid deze op plekken waar dat toegestaan is, bijvoorbeeld in de supermarkt. Zorg dat het de mensen die je wil bereiken aanspreekt en maak het zo dat in één oogopslag helder is wat er gaat gebeuren en hoe mensen je kunnen bereiken als ze mee willen doen. Laat je flyer ook als poster afdrukken om extra op te vallen, met een poster trek je zeker de aandacht. Een poster is een echte blikvanger en zorgt ervoor dat je evenement gezien wordt. Let wel op als je voor posters kiest, je mag ze niet zomaar overal ophangen.

♥ Denk ook aan vergunningen. Daar kan ik je maar weinig over vertellen omdat ik nooit degene ben geweest die dat regelde, maar een vergunning heb je voor heel veel dingen nodig. Informeer hier altijd naar bij de gemeente, dat voorkomt dat je voor verrassingen komt te staan.

♥ Wees creatief. Zorg ervoor dat mensen een leuke tijd hebben bij je, zowel bezoekers als bijvoorbeeld standhouders. Zorg bijvoorbeeld voor een kopje koffie of thee voor je standhouders, dat kost je bijna niets maar zal dankbaar worden ontvangen. Creëer een gezellige sfeer door lampjes en andere versiering, als dat bij je evenement past. Leg her en der hondensnoepjes neer als dat je thema is. Zet een schaaltje borrelnootjes op de bar en de tafels bij een bingo.

♥ Denk na over geldzaken. Vraag je entree aan je gasten, of vraag je geld aan je standhouders, of allebei? Vraag je bij een bingo een bedrag per kaart, of een eenmalig bedrag met een aantal kaarten inbegrepen? Wil je de gasten drankjes aanbieden van het huis of wil je deze verkopen? Maar ook, als je samen met iemand anders iets organiseert, hoe verdelen jullie de kosten en de opbrengsten?

♥ Houd veel contact met je deelnemers. Geef duidelijk aan wat de bedoeling is. Wil je een loterij organiseren of een goodiebag meegeven aan je bezoekers, laat dit dan ruim van tevoren weten, zodat iedereen kan bepalen of ze mee willen doen en wat ze daarvoor eventueel willen inbrengen. Wees duidelijk in je informatie, en zorg ervoor dat je bereikbaar bent voor vragen. En sta vooral ook open voor verbetering, van feedback kun je alleen maar leren.